Etický kódex
Príčinou všetkých minulých i súčasných kríz v spoločnosti je dlhodobo pretrvávajúca kríza morálna, preto za kľúčové pre pozitívnu zmenu vo svete považujeme pestovanie morálnych hodnôt a zdieľanie spoločnej hodnotovej matice. Za týmto účelom ako spoločensky zodpovedná firma sa zaväzujeme jednotlivo i spoločne pracovať a žiť podľa tohto Etického kódexu.
Vedome a dobrovoľne kladieme na seba vyššie nároky ako je dodržiavanie platných zákonov. Veríme, že správne rozhodnutia urobíme výlučne len, ak sú v súlade s našimi hodnotami, ktoré tvoria náš kompas. Zásady a princípy uvedené v tomto kódexe sa zaväzujeme rešpektovať a súčasne k tomu prizývame i verejnosť.
Ak vznikne morálna dilema alebo pochybnosť o správnosti konania, tak sa jej aktér alebo pozorovateľ obráti na niektorého akcionára, ktorý iniciuje adhoc vznik Etickej rady SmartBooks na báze dobrovoľnej účasti a angažovanosti. Etická rada pri riešení konkrétnych otázok zohľadní všetky dostupné informácie a postupuje uvážlivo na základe dialógu so všetkými zainteresovanými stranami.
V prípade vzniku sporu sa tento vyrieši prioritne internou komunikáciou a dohodou v rámci SmartBooks, následne mediáciou za pomoci externého mediátora, až v krajnom prípade sa spor rieši rozhodcom na dohodnutom súkromnom rozhodcovskom súde.
Našou mapou pomáhajúcou pri orientácií a rozhodovaní o našej podnikateľskej ceste sú:
- spoločne zdieľané hodnoty: sociálne cítenie, inovatívnosť, zodpovednosť, udržateľnosť, obetavosť, dobroprajnosť
- harmonická rovnováha individuálneho, firemného a verejného prospechu (riešenie musí byť výhodné pre všetky zainteresované strany)
- inštitucionalizované princípy a pravidlá správania uvedené v Etickom kódexe
Etické rozhodovanie a konanie podľa tohto kódexu očakávame od:
- vedenia firmy (akcionárov, predstavenstva, dozornej rady, manažérov)
- zamestnancov, externých spolupracovníkov
- brigádnikov, dobrovoľníkov
- dodávateľov, odberateľov, partnerov
Naše etické zásady a princípy vo vzťahu k jednotlivým skupinám:
Verejnosť a štátna správa:
- v transparentnosti ideme nad rámec povinnosti určených platnými pravidlami verejného obstarávania, aktívne upozorňujeme na porušovanie zákona o verejnom obstarávaní
- sme politicky neutrálni, nepodporujeme žiadnu politickú stranu ani žiadnych politikov, sme však občiansky angažovaní a otvorene sa kriticky vyjadrujeme k spoločenským témam, najmä ku vzdelávaniu
- nespolupracujeme s ľuďmi, firmami a organizáciami, ktorých aktivity ohrozujú ľudské práva, slobodu, demokraciu alebo poškodzujú životné prostredie, ak nie sú ochotní svoje chyby priznať a napraviť sa
- rešpektujeme a dodržiavame všetky platné zákony a právne normy SR
- zachovávame si nezávislosť a slobodu pri našom konaní a neprijímame žiadnu podporu od žiadnych subjektov, ktorý by nás nútili robiť morálne kompromisy
- informujeme pravidelne verejnosť prostredníctvom webstránok a sociálnych sietí o našej činnosti, našom tíme, našom poslaní, vízií, hodnotách, našich výsledkoch
- minimalizujeme pri našej činnosti negatívny dopad na životné prostredie, tým že triedime odpad a minimalizujeme jeho vznik aj tým, že používame recyklovaný papier. Prostredníctvom digitalizácie minimalizujeme množstvo a potrebu papiera nielen pri našej činnosti ale aj u našich zákazníkov (škôl), kde odstraňujeme potrebu papiera pri pracovných listoch, testoch, učebniciach, cvičebniciach
- pri nakupovaní materiálov, tovarov a služieb zohľadňujeme aj environmentálne hľadiská (napr. preferujeme energeticky úsporné zariadenia, uprednostňujeme recyklovateľné materiály…)
Zamestnanci, spolupracovníci a dobrovoľníci:
- zdieľame transparentne priebežne všetky informácie o fungovaní firmy, výsledkoch predaja, zámeroch a plánoch ďalšieho rozvoja
- dbáme na ochranu osobných údajov
- vytvárame inkluzívne bezpečné príjemné prostredie s rodinnou atmosférou a otvorenou priateľskou komunikáciou
- odmietame akúkoľvek diskrimináciu (pohlavie, rasa, vierovyznanie…), vážime si a rešpektujeme všetkých ľudí v našom tíme
- chválime a oceňujeme verejne prínosy každého spolupracovníka, uprednostňujeme spolutvorbu pri stanovení riešených výziev a dlhodobých cieľov, preferujeme sebahodnotenie, sebariadenie, dobrovoľný výber úloh a práce, ktorú je potrebné vykonať
- neúmyselné chyby pri výkone činností chápeme ako dôležitú nutnosť pri procese učenia sa a zdokonaľovania, takéto chyby vítame, netrestáme ich a ak je potrebné ich riešiť, tak to robíme medzi štyrmi očami (napr. výhrady k výkonu)
- vždy poskytujeme viac ako je od nás očakávané a zmluvne dohodnuté, úhrady vykonávame pred termínom ich splatnosti
- umožňujeme prácu z domu a využívame flexibilný pracovný čas
- aktívne podporujeme osobnostný rozvoj a celoživotné vzdelávanie
- každý sa môže obrátiť s dôverou na vedenie firmy s pracovnými aj súkromnými ťažkosťami, vypočujeme ho bez súdenia a posudzovania, ak je to v našich možnostiach poskytneme mu pomoc alebo radu
Zákazníci, odberatelia, dodávatelia, partneri:
- našu činnosť realizujeme v súlade s naším hodnotami, poslaním, dlhodobými verejnoprospešnými cieľmi a Etickým kódexom
- dbáme na to, aby naše rozhodovanie o zmluvných vzťahoch bolo nestranné a nedochádzalo ku konfliktu záujmov, korupcii alebo klientelizmu, poskytujeme im pravdivo včasné a presné informácie a rovnosť príležitostí
- zákazníkom a odberateľom poskytujeme vždy viac hodnoty, ako nás zaväzuje uzatvorená zmluva, pri predaji dáme možnosť vždy náš produkt zdarma vyskúšať, obvykle po dobu 30 dní
- uzatvárame zrozumiteľné a jednoznačné zmluvy, naše záväzky sa snažíme plniť v predstihu a vyžadujeme riadne a včasné plnenie záväzkov aj od našich zmluvných partnerov
- ako spoločensky zodpovedná firma inovujeme a inšpirujeme aj našich zmluvných partnerov k obdobnému konaniu, pričom v stave núdze (pandémia, sociálne znevýhodnené rodiny) poskytujeme naše produkty zdarma
- minimalizujeme nadbytočné a nezmyselné administratívne požiadavky interne aj voči tretím stranám
- dbáme na minimalizáciu zbytočných nákladov, riadnu účtovnú evidenciu, platenie daní a plnenie všetkých povinností voči štátu nielen nami ale tiež aj zmluvnými subjektami
- chránime originálne myšlienky, duševné vlastníctvo a intelektuálne hodnoty vložené do spoločných projektov a dbáme na to, aby neboli bez vedomia participantov využité v prospech iného subjektu
- okrem internej kontroly sme sa zaviazali v záujme zákazníkov a zmluvných partnerov dobrovoľne podstúpiť nezávislú certifikáciu pre zavedenie a splnenie noriem ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 v lehote do roku 2024 alebo pri prekročení obratu 300 tis., podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr